基于数字技术的城建档案馆数字化建设

基于数字技术的城建档案馆数字化建设

摘要：数字城建档案馆是建立在现代信息技术的广泛应用基础上，利用数字化、信息化的手段，以充分挖掘、有序组织、高度综合档案信息资源为核心处理对象，以高速宽带多结构通信网络为承载平台的超大规模、分布式协同处理数字信息系统，是国家数字信息基础工程的重要组成部分。随着数字技术的不断成熟和应用，数字概念和技术已经和我们的工作及生活紧密的联系起来。建立数字化城建档案馆是城市与城市数字化发展方向的一个重要组成部分。 关健词：数字化城建档案馆 信息基础 现代化 优质服务 中图分类号： tu242.3 文献标识码： a 文章编号： 引言：在信息技术革命高涨的世纪，作为各个领域、各种社会活动历史记录的档案，其信息载体正快速地向数字化发展，数字档案将是未来档案的主体。我们在档案管理中要努力提升档案信息的价值，充分发挥档案的作用。对档案信息进行数字化管理，既可以对档案原件进行保护，又便于档案信息的快速传递。本人在城建档案馆工作多年，现就城建档案馆数字化分以下几个方面与同行共同探讨：

一、建设数字化城建档案馆的目标：

近期目标是：立足本馆，建立狭义上的数字城建档案馆。建设数字城建档案馆标准规范体系；建设包括计算机系统软硬件平台，办公环境，现代化库房等；建立一支知识结构合理、层次比例优化、有梯队、复合型、富于创新开拓的人才队伍。

远期目标是：通过本馆的探索和实践，开创性地制定和推行数字城建档案馆的标准、规范与法规，改造城建档案馆的工作流程及人才队伍，开发数字城建档案馆的一站式办公系统及其它应用系统，建设高效的档案数字化生产线，形成先进的数字城建档案馆模式，从而与其他相关单位一起带动整个行业的数字化建设，建立一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的档案馆群，即广义的数字城建档案馆，最大限度地实现档案信息的共享与资源的整合。

二、城建档案馆数字化的意义

档案信息数字化建设的最终目的是将数字化的档案信息网络化，实现资源共享，其意义主要应从以下几方面显现出来。 1.提供高效、优质的服务。档案数字化，改善了档案管理工作，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现了档案信息资源的合理配置、科学管理，从而为社会提供高效、优质的服务。

2.降低档案利用成本。通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文（件）信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。

3.实现资源共享。与其他相关单位一起带动整个行业的数字化建设，建立一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的档案馆群，以实现联网数据库资源共享。

三、城建档案馆数字化的优点

1.信息管理数字化。采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。

2.资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到档案信息资源共享。 3.信息资源管理智能化。可以使利用者运用超文本及多媒体技术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。

4.用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取更为及时、准确、系统的信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。查询速度快：一次查询只需几秒钟；保存时间长：100年以上，保真性高，而一般的纸质只能保存10年左右；内容全面完整：不仅包含档案目录信息，也完整包含了具体的信息内容；真正实施在线：授权使用者可以从全球任何角落访问自己所需要的档案资料。

四、建设数字化城建档案馆所面临的转变

1.城建档案数字化后的观念上的转变，在新形式下，信息浪潮的冲击，新的形式和机遇要求我们必须解放思想、更新观念，转变传统的“重保管，轻利用”的落后管理方式，实现由封闭性向开放性的变革，变被动服务为主动服务，充分开发档案信息资源，由档案保管基地转变为档案信息的开放中心，将传统的档案馆建设成数

字档案馆。

2.城建档案职能的转变，将从单纯的保管城建档案的实体机构变成可提供快捷信息的数字化城建信息控制中心。

3.城建档案管理模式的转变，逐步向数字化管理模式转变，并建立和健全一套完整的数字化城建档案管理体系。如建立数字化城建档案管理制度、保管监控制度、利用服务制度等。

4.城建档案馆藏构成的转变，打破单一的只是把传统的档案数字化方式，通过网络模式把分散在不同机关的档案信息联结起来，极大地丰富了数字化馆藏。

五、数字化城建档案馆建设的组成

数字城建档案馆建设包含几个组成部分：第一，标准规范体系建设；第二，基础设施建设；第三，数字信息资源建设；第四，高素质人才队伍的建设。 1.标准规范体系建设

在现代信息社会，统一标准非常重要，如果这样，通过网络联接起来的信息系统就可以轻而易举地实现信息共享与交流；反之，信息很难充分利用。因此，在数字城建档案馆建设中，我们一定要不断完善城建档案信息化标准体系，建立管理、业务、技术三个层面的标准与规范，并大力推行相关标准、规范和法规。其中，管理性标准规范主要包括档案馆工作人员、用户及设备使用、档案的查询与利用等管理规定。业务性标准规范主要包括档案术语、电子档案管理等标准。技术性标准规范主要包括数据存储压缩格式规范、

网络数据传输格式、档案馆软硬件基础设施技术标准等。 2.基础设施建设

数字城建档案馆必须在一定的空间数据基础设施和网络基础设施上建设空间数据库和应用服务系统，才能更好地服务于城市建设。基础设施建设主要包括硬件环境、系统软件和网络环境三部分。硬件环境包括计算机系统硬件平台、办公环境建设、现代化库房建设。硬件基础设施主要包括网络通讯设备、服务器、档案数字化处理等设备。软件建设主要指根据实际需要，选择先进、成熟的技术，建设大容量的分布式数据库和大规模并发访问的服务管理系统。管理软件除了能够完成业务管理和档案利用服务等工作外，还能与数据库系统相互融合，实现从数据录入、到数据管理、再到数据输出全过程的应用。网络建设是城建档案馆数字化建设的先决条件，网络环境分为档案馆内部局域网、与政府连接的政务网以及与互联网连接的公众网。 3.数字信息资源建设

数字城建档案馆实质上是一个有大量信息的系统，通过对各类信息的整合，即对数字化的档案数据进行采集、存储、管理，形成一个社会综合信息资源库，并能从海量信息数据库中提取有价值的信息，以满足社会各方面对档案信息资源的需要。其来源和采集范围包括：传统城建档案馆的馆藏、立档单位的文件材料、有档案性质的行业、专题信息资源库和互连网上具有档案价值的信息等。它包括ascii的文本文件、专业图形文件、栅格图像文件、影像文件、

声音文件等数据形式，并分别建立存贮在数据库中。数字城建档案馆还具有鲜明的地理信息特征，它可以通过地理信息系统技术建立地理信息数据库，开发档案管理信息系统，为城市规划建设管理的现代化提供办公决策的依据。 4.人力资源建设

在城建档案馆信息化建设中，主要问题是信息技术人员的缺乏，因此我们要逐步改变现有业务人员队伍专业结构，培养和配备高素质档案工作者，建立一支知识结构合理、层次比例优化、复合型、富于创新开拓的队伍。就要选用具有较全面的知识结构、敏锐的信息意识和较强的信息能力的人才，与此同时积极开展信息技术培训，按照不同层次和业务需要，培训相关人员使用新技术、新设备、新方法的能力，以提高馆员掌握和运用现代化技术的技能，适应数字城建档案馆的建设和正常运行的需要。 四、结束语

建设数字化城建档案馆不是一种潮流，而是一种必然趋势，国家特别是城市正在数字化，现在的城市与城市之间已经进入了数字化交流的阶段。城建档案作为城市规划、建设和管理的一个重要组成部分，必须向数字化方向发展，只有建立数字化的城建档案馆，才能真正为建设数字化的城市提供优质服务。