办公用品管理规定

办公用品管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范公司办公用品的采购、保管、发放和使用，加强办公用品的检查和监督，根据公司的有关规定，结合公司的实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所称的办公用品是指：

（一） 低值易耗品，即日常办公使用的、价值较低的一次性消耗品。如纸本、铅

笔、橡皮、涂改液、墨水、胶水（棒）、胶带、大头针、图钉、曲别针、钉书钉、复写纸、口取纸、印刷品、复印纸及保洁用品等物品。

（二） 低值耐用品，即日常办公使用的、虽价值较低但经久耐用的消耗品。如钢

笔、剪刀、打孔器、尺子、钉书器、胶带托、文件筐（包括书面）、文件夹、计算器、名片夹、档案盒、档案袋、笔筒、磁盘、维修和保洁工具等物品。

（三） 贵重办公用品，即价值较高、用途较大且使用时间较长的办公用品。如办公

家具、办公设备、通讯器材、电器及车辆等物品（包括固定资产）。

第三条 公司办公用品的采购、保管、发放以及使用的监督和检查工作，均由综合部统一负责，具体负责公司办公用品的计划（含需求计划和资金计划）汇总、分析和申报，以及组织采购、出库、入库、保管、发放、盘点清查、检查和监督等事宜。

第四条 本办法的适用范围为公司各部门及全体员工。

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第五条 本办法所称的办公用品除日常用品外，还包括保安用品和维修使用的材料等物品。

第六条 公司综合部应当设置资产（包括办公用品）台账和明细账。财务部应当设置资产统计台帐。

第二章 需求计划与资金计划

第七条 公司对办公用品的采购计划及所需的资金计划实行财务审核制度。

第八条 公司采取计划采购制度，原则上无计划不采购。

各部门应当在每月25前就本部门下月所需的办公用品到综合部领取并编制《办公用品需求计划表》（见附件一）送综合部，综合部应当核对库存。对于尚有库存的，可以不安排采购；对于已无库存的，综合部应当对需要采购的办公用品计划进行汇总并编制《办公用品采购计划表》（见附件二）。同时负责编制采购办公用品所需的资金计划。

第九条 综合部应当在每月28日前将《办公用品采购计划表》和采购办公用品的资金计划报主管副总经理和总经理审批后，送财务部审核。财务部应当在当日完成审核并返回综合部。

第十条 《办公用品采购计划表》及库存中需要出库的办公用品是公司下月的办公用品需求总计划。

第十一条 综合部应当将采购办公用品所需的资金列入下月的各部门办公资金计划。资金计划的编制和报送等要求，按照公司财务相关制度的规定办理。

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第十二条 各部门在制定需求计划时，应当本着实际需要、厉行节约和严格控制的原则。如各部门所报送的计划超过需求或者在日常使用中有浪费现象，综合部应当对需求计划进行删减，并将删减结果应当及时通知报送部门。

如报送部门认为报购物品确属急需必备品，则应当请示主管副总经理和总经理，综合部应当按总经理的批示意见办理。

第三章 采购与入库

第十三条 办公用品原则上由综合部统一办理采购。在采购前综合部应当进行市场调研，将调研报告抄送公司招投标办公室。招投标办公室负责组织每年一次的办公用品公开招投标工作。有关招投标的相关要求，应当按照公司《招投标管理规范》的规定办理。

第十四条 办公用品的采购分为常规采购和临时采购两种方式。

常规采购是指综合部每月按照计划进行的统一采购。

临时采购是指综合部根据公司的紧急需求进行的临时性计划外采购。

第十五条 综合部可以根据日常办公用品的损耗率及实际使用情况，维持一定的库存量，以备临时急需。

第十六条 经办应当建立和健全办公用品入库制度。对所有的办公用品（包括新购和库存）应当及时入库，并分类建立入库档案。

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第十七条 采购的办公用品应当首先办理入库登记手续，然后才能办理出库登记和发放。禁止办公用品未办理入库登记手续即直接发放使用。

第四章 发放与出库

第十八条 公司实行各部门办公用品（费用）定额标准控制制度。

公司根据工作任务、实际需要等情况，对各部门的办公用品（费用）制定标准进行定额控制。

第十九条 公司综合部是办公用品（费用）定额标准控制的管理部门。事务秘书在发放办公用品时，应当严格按照公司规定的各部门办公费用标准予以发放，同时加强监督和管理。

由于工作原因导致办公用品超出标准的，超出标准的部门应当提出书面说明，报主管副总经理和总经理批准后到综合部申请发放。综合部在办理发放手续时，应当予以特别处理，注明系超出标准的发放。

第二十条 综合部事务秘书每月应当对各部门办公用品（费用）使用情况进行汇总和分析，并形成书面报告报综合部负责人。

第二十一条 办公用品原则上每月申领和发放一次，日期是每月3日前。

第二十二条 各部门负责人是本部门办公用品管理的第一责任人，应当对本部门及员工领取和使用办公用品的情况进行监督和检查，严格掌握和控制办公费用，切实履行职责。

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第二十三条 公司办公用品的发放分为定期统一发放和零星发放两种方式。

定期统一发放是指公司对于特定的办公用品，定期向各部门或者员工统一进行发放的方式。

零星发放是指公司对于日常使用的低值易耗或者低值耐用的办公用品，各部门或者员工需要领取时，履行相应的程序后即可发放的方式。

第二十四条 各部门应当设置专人（兼职）负责领取办公用品，并对本部门领取、保管和使用办公用品的情况进行登记，并定期与综合部事务秘书进行核对。

第二十五条 各部门需要领取办公用品时，由本部门指定的专人到综合部申领并填写《办公用品申领表》，经本部门负责人签字后送综合部。

综合部负责人审核后，由综合部事务秘书填写《出库单》，领用人应当在《出库单》上签字后方能领取。

第二十六条 发放和领取办公用品时，发放人和领用人应当当面点清。领用人应当同时在需求计划表上签字。事务秘书应当将各部门的需求计划表装订成册，作为原始凭证妥善保管。

第二十七条 耐用办公用品为长期使用，不得重复领用。如有损毁，在领取时应当持原物以旧换新。综合部应当保证发放数量与回收数量相一致。

第二十八条 新员工入职到岗时，由本部门指定的专人为其领取正常工作所必需的办公用品，并办理本部门的资产登记。

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第五章 保管 维修 报废

第二十九条 综合部事务秘书应当做好库存办公用品的保管工作。各部门的兼职资产管理人员应当做好本部门的办公用品的管理工作。

第三十条 综合部事务秘书及各部门的兼职资产管理人员应当切实履行管理职责，定期检查库存或者办公用品使用的情况。发现问题时应当立即向主管负责人报告。

第三十一条 办公用品正常使用发生损毁时，应当及时向总经理办公室报告。由综合部资产管理员安排修理并登记维修记录。

第三十二条 对于报废的办公用品，资产管理员应当填写《物品报废申请单》（见附件四）后报废程序处理。

第三十三条 所有办公用品发生的每一次入库和出库，都必须填写“入/出库记录单”。

第三十四条 综合部为每个员工建立“个人办公用品管理卡/手册”，员工个人领用的办公用品，每次要在管理卡上作详细记录，此卡由综合部保存，手册由员工自己留存。

第三十五条 当员工离开公司时，应按规定归还管理卡中记载的低值耐用品和贵重办公用品，办公用品管理人员负责清点收回后，综合部负责人方可在员工离职交接单上签字确认。

第三十六条 各部门闲置的办公用品，应交回总经理办公室，由综合部进行调配，

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对于无法调配使用的闲置办公用品，由综合部负责申请销售或报废处理。

第六章 办公用品盘点、检查与监督

第三十七条 总经理办公室应当清楚地掌握办公用品库存情况。每月应当对库存办公用品进行盘点。

第三十八条 每季度末综合部应当会同财务部应当对本季度内办公用品采购情况（包括常规采购和临时采购）及部门物品领用情况进行统计，汇总后作为各部门办公费用支出的一部分，上报公司领导。

第三十九条 公司应当对办公用品管理和使用情况，实行年内不定期检查、年末普查的检查制度。检查工作由综合部会同财务部联合进行，各部门应当予以协助和配合。

第七章 罚 则

第四十条 各部门未按照本办法的规定提交办公用品需求计划的，公司原则上不予发放办公用品。

第四十一条 由于个人管理或者使用不善造成办公用品丢失或损坏的，原则上由责任人100%赔偿。

第四十二条 有详细书面说明，能够确认是由于客观原因造成的丢失，但个人负有不可推卸的责任时，丢失或损坏价值在1万元以下的，个人赔偿其价值的15%，丢失或损坏价值在1万元以上的，个人赔偿其价值的10%。

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第四十三条 对于无正当理由导致办公费用超标的，综合部将停止办公用品的发放。同时该部门不得因此贻误工作。

如不报告或擅自将损坏的物品丢弃，使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿。

第八章 附 则

第四十四条 本办法由公司综合部负责解释。在情况发生变化时，由综合部提出修改意见，报公司总经理办公会议审定。

第四十五条 本办法自200X年 月 日起施行。

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