目录
1、样机来源
2、样机采购
3、样机使用范围
4、样机领用审批流程
5、样机出入库保管（和归还手续及流程、实施部门和责任人） 6、样机成本摊销（租金、保证金收取、毁损恢复） 7、样机客户管理 8、责任与赔偿
9、禁止事项及其它说明
为了规范和加强样机采购、出入库保管、领取和借用、成本摊销和毁损恢复责任等管理，同时也为了按照制造商要求提供营销保障、实现公司营销目标，特制定本制度。
1、样机来源
1）本规定所指样机是公司为开拓市场改善客户体验、培训客户和团队、或从其它供货商以及厂家处暂时借使用的样机，属于公司必不可少的资产。
2）样机主要来源于公司从制造商直接购入的全新商品，因此样机首先必须遵照公司的商品管理制度进行管理， 2、样机采购
1）申请 购买样机是公司作为市场营销的费用投入，所以必须由市场营销部门和临床应用部门根据需求情况协商后提出。
2）采购审批流程 样机进货申请由市场营销部门负责人提出书面申请并注明成本摊销责任人、销售时间，样机责任人等（部门经理签批）-临床应用部门会签（部门经理签批）-总经理批准-由公司商务部负责向制造商采购-按商品验收入库。 3、样机使用范围
1）针对已有采购我公司产品意向的医院客户，为改善客户体验和培训客户作进一步熟悉产品、试用产品；
2）针对公司已签单或正在备货准备安装的医院客户，为帮助医院科室提前开展临床应用，改善客户操作体验和培训；
3）公司为开拓市场召开区域产品推广会作客户体验展示样机； 4) 公司内部培训使用演示；
5）其它为有利开展销售工作的需求。 4、样机领用申请
1）申请使用人先将‘申请样机名称型号’和‘用途’及‘费用说明’等申请内容在‘纷享销客’或‘微信’软件中与销售部经理汇报沟通并获得认可同意；
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2）再在‘纷享销客’软件中进入‘首页’--‘网盘’--‘个人文件’--‘通海公司申请审批表模板下载’，选择《样机申请表》下载；
3）按与销售部经理汇报沟通并获得认可同意的内容填写《样机申请表》； 4）再在‘纷享销客’软件‘首页’的‘工作’页面中选择‘审批’--‘样机申请审批’，按显示内容填写完成本申请事项审批相关内容（‘审批事由’‘申请人及部门/产线’‘样机名称及型号’）；
5）将上述第3条中要求填写完成的《样机申请表》作为附件加在上述第4条中要求填写完成的‘样机申请审批’中（点击添加附件的符号）； 6）‘选择审批人’：产线负责人、销售部经理、总经理；
7）‘选择发送范围’：商务运营部、市场营销部、财务部、用服部，或其他需要发送的部门；
8）申请使用人完成上述程序后点击‘发布’，同时将上述第3条中要求填写完成的《样机申请表》打印出纸质件，按表中要求完善签字。
9）如样机安装时有技术困难时应同时向用服部申请技术支持和帮助。
10）在该样机借用事项完成后应将签字的《样机申请表》（含样机配置清单）纸质件留存库房备查。
11）如果有需要报销的事项，应同时提供一份完成签字的《样机申请表》表复印件给财务部。
5、样机出入库保管
1）样机采购入库 由库房和临床应用按照商品采购合同清单清点物资并拍照，将所有文件包括编号、配件、验收表、实物外观图片、合同及装箱清单等图文资料一式两份，商务部和库房各备一份（套）。
2）工程师负责建立样机入库标准（包括验收表附图片、清单等），所有样机首次入库都必须按入库标准验收；以后每次样机出入库都以首次建立的验收资料、图片、清单为依据进行核对，每次核对结果都应有记录和说明。每次入库验收都必须有工程师参加，工程师是入库验收第一责任人，未经工程师检验的样机不得入库。
3）入库验收时，检验工程师必须在《样机申请表》的‘验收情况’栏中写明仪器的具体状态和‘处理意见’栏中写明处理意见；如果验收合格，商务部将试用样机入库;如果验收不合格发现问题，库房管理员应立即通知销售部，由商务部监督销售部样机申请人按照出库时标准对样机进行相应的处理，直至再验收合格为止，商务部才将试用样机入库。
4）库房负责建立和保管样机的入库原始档案，每次样机入库（含归还）验收的资料都必须完整留底存档，不得擅自销毁和丢失。样机设备交接清单应包含外包装、内包装、设备原装箱清单、说明书、一切附件和部件及耗品等。样机原始档案内应按资
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料收集时间顺序进行登记，建立资料目录；库房管理人员和样机应用人员的签字和样机实物同属于重要的留底依据。
5）申请使用人凭完善签字的《样机申请表》打印纸质件向商务部库房办理出库手续领取样机设备；领用人与库房管理人员按清单交接验收并签字；申请使用人借用完毕也必须按清单与库房管理人员交接验收并签字。
6）商务部每季度盘点样机使用情况，并统计当季度样机的借入、借出情况，对即将到期或超过借用周期的样机，商务部应及时通知经办人，并由经办人负责追回样机。
6、样机成本摊销及毁损弥补
1）由于样机流转使用产生耗损等因素会造成毁损和产生恢复还原成本
2）成本摊销 样机属于公司库存商品，与现金具有相同价值，所以进货样机从进货的第二个月开始，即按照18个月以分销价格平均摊销计入产线推广成本，同时与营销团队的绩效挂钩。
1. 3）毁损弥补 样机出入均应核验商品的完整性，有任何毁损缺失均由借用人书面说明情况并做出恢复弥补成本核算，要注明资金来源以及实现弥补的期限，明确毁损弥补费用由谁承担，如因借用人个人原因失误造成财产损失，应由借用人负责弥补，完善这些手续恢复毁损样机后方可再次验收入库。
1. 4）与使用方签署《借用样机协议书》，应明确相关保管责任、支付费用和保证金，费用核算方式可根据分销价摊销18个月和借用时间计算；归还时设备完好才可退回保证金，保证金收取按照半年样机摊销计算。 7、样机客户管理
1）凡借用给客户体验试用的样机，必须由相关区域销售人员向商务部进行申请，填写《样机申请表》按样机借用流程进行。
2）借给客户使用的试用样机，借用人必须与客户签订《借用样机协议书》，协议应规定客户保管或者使用不当造成样机损坏的赔偿条款。
3）样机借出时应与借用客户方沟通保护好设备原包装，以保证样机归还时包装完好。
4）借出样机的借用周期不得超过2个月，若到期后仍需继续借用，经办人应办理续借手续，必须经由销售部经理批准方可续借。 8、责任及处罚
1）样机的管理必须贯彻“第一责任人”制，即谁申请谁负责。商务部和销售部对所有的样机分别进行监控，每月与库房管理员核对。库房管理人员负责样机在库房保管期间的管理，保证库房样机的完好。
2）样机领用人员负责样机（含全部包装和附件）出库房后的运输、使用安全和完好情况，因此必须与客户签订样机（含全部包装和附件）的交接和使用协议书。
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3）样机的损坏或遗失均按责任归属承担赔偿，赔偿额比例按产线负责人和样机领用人员各50%；
4）样机的损坏或遗失按责任行为可分为全额成本赔偿和部分成本（部分成本=原价值-残值）按比例赔偿。
5）试用样机的日常维护由借用人负责。
6）若因人为因素造成样机损坏或丢失的，由借用人全额赔偿：若借出的样机由于借用放人为造成的损失，由借用方按协议约定的进行赔偿，若因逾期未收回样机造成样机损坏或丢失的，经办人负连带责任。
7）样机在入库前发生的毁损、丢失以及维修的费用等由第一责任人负责告知申请使用方并要求对方恢复，恢复成本由申请使用方承担。
8）新入库样机在设备达到一周以内，库房必须通知相关人员一起完成验收；设备开箱时如发现配件或者物品短缺，由工程师负责在一周以内在与供应商联系核对。 9）借出试用样机时须要在试用样机借用单上写明借用样机的型号、数量、借用周期、到期后的处理方法等。
10）展会活动中样机由活动主办部门负责人负责，包括在会场的设备的调试、保管和收回。
9、禁止事项及其它说明
1）样机不允许私下部门或者办事人员之间随意调拨。
2）样机申请必须经过所在部门经理签字审核，样机调拨必须履行完整的申请审批程序；必须得到销售管理部批准，并在商务部备案。
3) 本管理制度最终解释权归公司。 4）本制度自公布之日起执行。 附件：
1、《样机申请表》 2、《样机验收记录表》
3、《借用样机协议书》
3、《样机接收回执》
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