航海教育研究２０１０．３ 高枚仪器设置采购管理信息系统帕设计与实坝 徐国平 ，付玲 １１６０２６） （大连海事大学信息处，辽宁大连摘要：通过结合高校仪器设备采购流程特点，利用信息化管理思想，设计出一套使用方便、功能强大、安全性高的高 校仪器设备采购管理信息系统，并对该系统结构的体系、设计与实现进行介绍。 关键词：设备采购；管理信息系统；设计与实现 中图分类号：Ｇ６４７ 文献标识码：Ａ 文章编号：１００６—８７２４（２Ｏ１０）Ｏ３—０１１ｌ一０２ 一、引 言 作。 ２．系统功能模块 近年来，随着高校规模不断扩大，政府投入不 断增加，高等教育事业也迎来了快速发展机遇期。 本系统主要用于高校仪器设备采购预算、执 行、招标、验收、入账、付款等环节的信息化管理，并 《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国 招投标法》等法律法规的颁布，强化了政府和高校 对教学、科研、行政仪器设备的采购监管。高校设 进行信息查询，为领导决策及数据统计提供方便准 确的信息资源。 系统首先对学校向上级主管部门或国家申请 批复项目中的仪器设备进行预处理，把这些批复待 采购的仪器设备按照项目或学科进行归类管理并 备采购原有依赖手工的管理方式很难适应新形势 发展需要，高校仪器设备采购信息化管理势在必 行。另外，高校仪器设备采购具有采购量大、资金 渠道多、品种繁杂、专业性强、采购计划性高、实时 性强等特点…。因此，通过计算机及网络技术建设 一授权，并且对各高校每年做固定资产预算时各部门 申报购置的仪器设备进行整理及授权。 系统中不同权限用户，以“角色”来区分。项目 负责人及各部门采购人员被称为“采购申请员”，仪 器设备采购审批部门人员被称为“采购审批员”，采 购执行部门人员被称为“采购执行员”，财务部门人 员被称为“财务核对员”。 采购申请员用户登录系统，根据对应权限，可 以对项目批复或预算计划的仪器设备进行采购申 套仪器设备采购管理系统，使设备购置申报部门 和采购部门均可全程跟踪仪器设备采购的各个环 节，实现网上申报、审批、执行、监督、监管、统计等 信息化管理。 二、仪器设备采购管理系统的设计与实现 １．系统体系结构 高校仪器设备采购管理信息系统以计算机网 络技术为基础，以数据共享、信息化管理为目标，采 用基于ｎ／ｓ的三层体系结构设计。其特点是体系 结构良好、功能发布合理、可重用性好、扩展性强、 易于操作维护。 请。采购审批员通过系统对这些采购申请进行审 批。采购执行员根据提交的仪器设备采购申请进 行招标采购、签订购买合同，然后通过系统记录采 购仪器设备的不同状态（准备中、招标中、待到货、 已到货、验收中、待人固定资产、结束）。仪器设备 （１）表现层：是系统向用户显示相关数据的用 验收并人固定资产后，财务核对员通过系统对采购 户界面，并能接收用户的输入数据，从而对系统数 合同中的金额和实际付款金额进行核对，实现资产 据进行同步更新。 和财务的实时对账。 （２）业务逻辑层：接受用户通过表现层提交的 表现层来显示返回的数据。 通过对仪器设备采购工作流程分析及系统需 （１）论证批复后的仪器设备管理。系统首先是 事件，调用相应的组件处理请求，然后调用相应的 求分析，系统主要包含以下几大功能： （３）数据层：是一个持久化的存储模型，负责数 对经过论证批复的仪器设备采购进行全程信息化 据的访问，对数据进行选择、增加、删除、更新的操 管理。仪器设备采购计划经过论证批复后，应该根 ÷收稿日期：２００９一ｌ１一Ｏ９ 作者简介：徐国平（１９８０一），男，助理研究员，主要从事网络技术与应用、国有资产管理研究。 一１１１— 高校仪器设备采购管理信息系统的设计与实现 据不同的项且、学科或预算部门进行整理，并对其 理。项目表包括项目名称、负责人、计划经费、批复 采购人员进行权限分配。采购审批部门根据实际 经费等字段。用户表包括用户名、密码、单位信息 等字段。另外，为了系统操作的安全性，还设计了 操作日志记录表。 ４．系统业务流程图 情况，可以随时增加或减少仪器设备的采购计划。 （２）仪器设备采购申请。采购申请员用户通过 系统，可以查看到论证批复后仪器设备信息。根据 授权，可以对其管理的仪器设备提出采购申请。同 情况，并且可以通过系统打印仪器设备采购申请 单。 高校仪器设备采购管理信息系统的主要业务 时，必须填写仪器设备的相应技术参数及市场调查 流程如图ｌ所示。（３）采购申请的批复及执行。采购审批员通 过系统可以对各单位提交的仪器设备采购申请进 行审批，对不符合论证批复的申请，可以进行审批 退回，填写不予批准的原因，以便采购申请员对申 请进行更改。被批准采购的仪器设备流转到设备 采购部门进行采购执行。采购执行员对申请进行 采购的仪器设备进行采购执行工作。系统根据实 际工作流程，把仪器设备的采购执行分为若干状 态。根据每件仪器设备的进展程度，对应到系统中 的不同状态，方便监控及实时统计。同时，采购申 请员通过系统，可以及时了解到其所申请的仪器设 备的进展程度。所采购的仪器设备进行验收和入 固定资产后，财务部门根据合同支付合同款项。同 时，财务核对员通过系统对这些仪器设备的实际支 付款进行核对确认，以实现资产部门与财务部门的 实时对账。 （４）信息查询及统计。系统用户根据权限的不 同，可以对仪器设备的基本信息、采购执行状态、签 订合同款、完成合同款等进行查询并生成统计报 表。系统可以打印数据统计结果及报表，并对各种 查询结果导出成Ｅｘｃｅｌ格式文件。 ３．系统数据库结构 在充分了解高校仪器设备采购业务流程和采 购管理功能需求基础上，对系统的数据库进行详细 设计。 （１）论证批复后的仪器设备表。本表记录经过 论证批复后的仪器设备基本信息，包括仪器设备名 称、负责人、台套数、单价、主要技术指标、拟购年份 等。 （２）仪器设备采购申请表。本表中的字段除了 包含论证批复后的仪器设备表字段外，还包括供应 商、市场调研情况、申请采购时间、审批时间、审批 经费、招标时间、预付款、结款、合同额、财务确认 等。 （３）项目表、用户表及其他。系统根据批复仪 器设备所属项目或单位，对采购申请员进行授权管 一】】２一 图１系统业务流程图 三、结 语 高校仪器设备采购管理信息系统具有系统界 面友好、功能强大、权限配置灵活、数据安全性高等 特点，极大地方便了高校设备采购管理工作，促进 了高校资产管理的信息化水平。同时，高校仪器设 备采购管理信息系统也需进一步完善，加强与高校 其他管理信息系统的结合，加大教育信息资源开 发，推动高校数字化校园建设，为高校信息化建设 提供更多基础数据。 参考文献： ［１］张素琴．高校设备采购信息的数字化管理系统设计与 实现［Ｊ］．中国教育信息化．高教职教，２００８（６）：５５—５７． ［２］落巨福，张纪莹，张向东，等．高校设备采购合同管理系 统的设计与实现［Ｊ］．实验室科学，２００８（２）：９８—１００． ［３］闵林，吕 冰，霍俊伟．高校仪器设备采购过程管理 系统开发［Ｊ］．河南大学学报：自然科学版，２００４（２）：９８ —１００．