1文件管理程序

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文件编号: BX/P4.2.3/4.4.5-1 版次: A/0

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程序文件 文件管理程序

1.目的

对与公司质量环境管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 2.范围

适用于与质量环境管理体系有关的文件控制。 3.职责

3.1总经理负责批准发布文件。 3.2管理者代表负责审核文件。

3.3各部门负责与本部门有关的文件的编制、收集、整理、使用、保管和归档。 3.4 ISO体系部负责质量环境管理体系文件的发放、更改、销毁等归口管理工作，组织对现有体系文件的定期评审。 4.程序 4.1文件分类

4.1.1文件及资料分为以下几类：

A） B） C） D）

质量环境管理手册； 程序文件； 作业指导文件； 外来文件。

4.1.2文件按控制状态分为受控文件和非受控文件，受控文件加盖“受控文件”章并注明分发号，非受控文件加盖“非受控文件”章。 4.2文件的编号

4.2.1质量环境管理体系文件的编号 A）质量环境手册： 例：BX/QEM

“BX”是公司代码，“QEM”为质量环境手册文件类别代码。 B）程序文件；

例：“文件控制程序”为：BX/P4.2.3/4.4.5-1

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“BX”是公司代码，“P”为程序文件类别代码。“4.2.3”是ISO9001条款代号，“4.4.5”是ISO14001条款代号，“1”是指“4.2.3”和“4.4.5”涉及的第一个程序文件。 C）作业指导类文件

例：“质量目标及考核办法”为：BX/WI5.4.1-01

“BX”是公司代码，“WI”是作业指导文件类别代码，“5.4.1”是ISO9001条款代号，取ISO9001八大条款中的阿拉伯数字，如“4.1、4.2、5.1、5.2…”，“-”是连接符号，“01”是流水号。 D）记录表单

例：“记录清单”为：FR4.2.4/4.5.4-01A “FR”是记录类别代码，“4.2.4”是ISO9001标准条款代号，“4.5.4”是ISO14001标准条款代号，“-”是连接符号，“01”是流水号，“A”是版本号，变更后为“B、C、D……”。

E）条款代号说明：当一文件涉及两个或以上条款时，其章节号中的条款代号须全部表示出来。 F）文件版本号

质量环境手册、程序文件等的文件版次号用“A/0”式样表示，“A/0”表示第一次编制的文件，当发生修改时，被修改页面的版本号改为“A/1”，以后依次为“A/2、A/3……”；当到第10次更改时则变为“B/0”版本号，然后再依前述规则循环执行。

4.3文件的编写、审核、批准、发放

文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：

A）质量环境手册和程序文件由管理者代表负责组织相关人员编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由ISO体系部负责登记、发放； B）各部门作业指导文件由各部门负责人组织编写、汇总，由管理者代表审核，

总经理批准，ISO体系部负责登记、发放；

C）应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本，文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录表》。

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4.4文件的受控状况

文件分为“受控”和“非受控”两大类。凡与质量环境管理体系运行紧密相关的文件应为受控，由各部门按规定执行。ISO体系部在所有受控文件必须在该文件封面加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。 4.5文件的更改

A）质量管理体系文件由更改部门提出更改意见，填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由ISO体系部发放。ISO体系部应保留文件更改内容记录；

B）所有被更改的原文件必须由ISO体系部门收回，以确保有效文件的唯一性。 4.6文件的领用

A）文件使用者填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用。

B）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，ISO部门作好相应发放签收记录。 4.7文件的保存、作废与销毁 4.7.1文件的保存

A）与质量环境管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方； B）各部门文件由本部门保管，ISO体系部每季度对各部门文件保管情况进行检查；

C）对受控文件，ISO体系部应及时填写《受控文件清单》；

D）任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。 4.7.2文件的作废与销毁

A）所有失效或作废文由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，并统一交由ISO体系部加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用； B）由于某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识； C）对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请单》，经管理者代批

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准后，由ISO体系部统一整理销毁。 4.7.3文件的借阅、复制

借阅、复制与质量环境管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向ISO体系部借阅、复制。复制的受控文件必须由ISO体系部登记编号。 4.8外来文件的控制

4.8.1收到外来文件的部门，应识别其适用性、有效性，由ISO体系部控制分发。 4.8.2品管部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，然后交ISO体系部加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。

4.8.3各部门要把上述标准及其他与质量环境管理体系有关的外来文件报ISO体系部归档备案。

4.9每年三月由ISO体系部组织对现有质量环境管理体系进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。 4.10对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。 4.11作为记录的文件应执行《记录控制程序》。 4.12文件的申补

4.12.1申补遗失的与质量环境管理体系有关的文件，应填写《遗失文件补发申请单》，并注明文件遗失的详细原因，相关部门负责人按规定权限审批并由事业部本部长审批后向ISO体系部申请补发文件。申补的受控文件必须由ISO事务局登记编号。

4.12.2针对遗失文件的部门，将给予当事人相应的处罚，相关主管兼连带处罚，相关的处罚制度按照公司行政管理制度《文书、档案管理制度》执行 4.13文件的申请

4.13.1申请相应的与质量环境管理体系有关的文件，应填写《受控文件申请单》，需注明申请文件的类别、数量、申请部门、申请原因。相关部门负责人按规定权限审批并由事业部本部长审批后向ISO体系部申请文件。申请的受控文件必须由ISO体系部登记编号。

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5.相关文件

5.1《记录控制管理程序》 6.记录

6.1《文件发放、回收记录》FR4.2.3/4.4.5-01A 6.2《文件借阅、复制记录》FR4.2.3/4.4.5-02A 6.3《受控文件清单》FR4.2.3/4.4.5-03A 6.4《文件更改申请单》FR4.2.3/4.4.5-04A 6.5《文件销毁申请单》FR4.2.3/4.4.5-05A 6.6《遗失文件补发申请单》FR4.2.3/4.4.5-06A 6.7《受控文件申请单》FR4.2.3/4.4.5-07A

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