1 教学秘书队伍的现状及存在的问题
1.1 对教学秘书工作认识和重视程度不够
教学秘书的服务对象是领导、教师、学生,教学秘书的服务对象是人,教师有职称、年龄、学历、阅历等方面的不同,学生有性格、家庭、学习目的等方面的不同,这就给教学秘书的服务增大了难度。
我国高校普遍存在着重教学,轻管理的现象。高等院校投入很多的精力来提高教学质量,重视教师整体的稳定建设,却容易忽视教学秘书队伍的建设,认为教学秘书的工作只是简单的调课、统计成绩、管理相关教学工作等事务性工作,既无法评定优劣,又不能做出成果,更不能创造实际效益,所以在评奖、学习、培训等方面的机会少,并且得不到认同。
1.2 教学秘书的工作繁杂多样、负担大
教学秘书的工作范围涉及到教学管理工作的各个方面,如协助系主任制定或修改教学计划、监督按照要求制定教学大纲、教学日历,每天检查教师的上课情况、做好本系教师及各班级调课、停课等突发情况、学期末试卷的收集及检查核对,安排各种类型的考试、分配监考教师,大四毕业生毕业论文的相关工作、制定开课计划及开课任务的分配、聘请高学历、高职称的名师来承担本系的教学任务,按照教师的时间分配,各班级的具体情况,合理安排课程表,教师工作量的统计、教学检查、统计征订教材等等一系列日常工作。
教学秘书工作还需要完成各部门领导交办的其他工作,做好会议记录、部门人员日常考勤、各类文件、红头文件的存档,书写各类的总结,报表等等。
教学秘书的工作既有常规性的日常教学管理工作,又有一些突发性的教学异常情况,既面向教务处,又要面向学校和其他各系,还需要面向教师、辅导员和学生,有些事情需要反复地、多次地沟通协调。这都加重了教学秘书的工作量。
1.3 独立学院师资结构加大了教学秘书管理的难度
独立学院的师资队伍由自有教师和外聘教师两部分构成,由于外聘教师是从各个高校聘请过来的,在原工作单位也有大量的教学任务,只能将很少的精力投入到独立学院,加大了教学秘书管理的难度。教学秘书要认真审核外聘教师的学历、职称,以及授课经验。在排课过程中,为避免上课时间的冲突,要多次与教务处和老师沟通,将外聘教师的授课时间合理安排。并协助教务处计算核对外聘教师的课时量。解决外聘教师在授课期间存在的各种问题,并检查、监督外聘教师的教学质量。还需召开教师座谈会,学生座谈会,及时掌握教师的授课质量,将反馈结果及时反映给主任或者教务处。
2 提高教学秘书在教学管理中工作效率的措施
2.1 提高教学秘书的整体素质,建立学习机制,提高管理水平,业务能力
教学秘书要努力学习教育管理科学知识,掌握教学管理规律,提高教学管理水平,在工作中保持平和的心态,发扬无私奉献的精神和开拓创新精神,强化大局意识,经常进行自我批评,学习别人的优点,找出自身的差距,在工作中出现问题先考虑解决问题的方法,而不是推卸责任。从而提高自己的管理能力,协调能力,分析能力。
2.2 高校领导者转变思想观念,重视教学秘书工作
要提高教学秘书的整体素质,改善教学秘书在教学管理中存在的问题,领导者应从根本上转变观念,应充分认识到教学秘书对提高学校教学管理和教学质量的重要性,肯定教学秘书的工作成果,合理分配教学秘书的工作,分清楚教学与行政的区别,还应认识到教学秘书队伍建设是与学院的发展息息相关的,只要更好地提高教学秘书的工作效率,工作质量,才能更好地提高教学水平,从而使学院的发展上升到更好的水平。
目前,教学秘书队伍中所存在的问题的根源在于学院对教学秘书工作的性质及作用认识不足,对教学秘书队伍建设重视不够,学院应充分重视和评价教学秘书的工作业绩,提高教学秘书的工作地位。学院应根据学生人数,教师人数,按一定比例配置教学秘书,对教学秘书的学历、专业适当控制,提高教学秘书队伍的管理档次,稳定教学秘书队伍。
2.3 加强各系教学秘书见间的交流
(1)组织各系教学秘书开展教学管理经验交流活动,对教学管理中出现的典型案例进行研讨、学习,使教学秘书在遇到相关事件时,有更好、更方便的处理方法,从而提高教学秘书自身的管理水平。(2)加强系与系之间的联系,方便课程间的调度,对于公共的课程,尽量在系与系间调整教师,省去聘用教师的麻烦。对于上课迟到,或者无故旷课的教师,通过联系,第一时间掌握资料,方便教师和学生。
2.4 提供进修学习的机会
系统学习相关的管理知识,加强理论与实践能力,提高自身的业务素质,使教学秘书队伍整体显着提高。定期或者不定期地对教学秘书进行培训,取长补短,提高业务水平。向兄弟院校学习,总结自身工作经验,更有效地提高理论水平和管理水平。引进高质量的教学管理软件,方便制定教学计划和教学任务,方便课程安排,以及一切日常的教学活动,提供安全的学生成绩管理环境。
2.5 深入教学第一线,提高工作的能力
掌握科学的管理理念和方法,才能保证管理事半功倍,卓有成效。教学秘书要认真执行学校教学管理部门下达的教学任务要求,要有一定的工作能力和开拓创新的精神,善于根据轻重缓急有计划有条理地安排工作,抽出时间深入教学第一线,积极开展调查研究,从办公室走进课堂听课,定期开展师生座谈会听取教师和学生对教学工作的意见和建议。了解各个教师的上课情况。保证了学院的教学质量,从而提高了教学效果。
2.6 教学秘书工作必须具有强烈的责任心
教学秘书要善于发现并解决教学工作中出现的问题,做好教与学的协调工作,在教学工作中起到联系教师和学生的纽带和桥梁作用。教学秘书既要坚持管理制度,该处理的处理,该上报的上报,不弄虚作假,又要处理好与师生之间的人际关系,对师生中的问题做恰如其分的判断,不贸然行事,轻下结论,这就要求教学秘书头脑清醒,责任心强,有良好的业务素质,熟悉学院各项教学文件,规章制度,会解释,会应用。
教学秘书的工作对象是领导、教师和学生,一个教学秘书需要服务于多位教师、若干个学生,教学秘书既是服务者,又是管理者。高等院校要真正认识到教学秘书工作的意义和重要性,加强学习,掌握方法,才能建立一支真正高效、稳定的教学秘书队伍,从而提高教学管理水平,培养出高质量的人才,才能更好地服务于社会。