【摘要】本文就目前高职院校普遍存在的就业的缺失和缺陷,提出了全新的就业成本核算理念;对就业成本的项目划分、账户设置及核算方法,给出了新颖的操作模式,对于我国数以万计的高职院校而言,具有普遍的推广价值。
一、目前,毕业生就业成本核算存在的问题和缺陷
近年来,随着高职院校毕业生规模逐年增加,其毕业生就业成本亦随之逐年攀高。然而,不少高职院校却在就业成本管理与核算方面不同程度地存在着缺陷或缺失,主要表现在:一是单纯追求以“高就业率”为标志的“社会效益”,而忽视自身的“就业经济效益”,造成了就业成本居高不下的现状;二是就业经费管理囿于传统“经费包干”的预算模式,重年初预算、轻日常管理和核算,甚至不管理、少核算,导致经费的随意追加和浪费;三是缺乏对就业经费的专项管理,仅仅简单地列入年度预算,甚至和招生经费“捆绑”使用,在淡化费用与效益配合关系的同时,也存在着经费超支、管理失控和营私舞弊等隐患;四是实行“粗放型”核算,经费开支职能模糊,淡化了就业经费项目间的功能界限,导致经费管理的混乱。
对于以上问题和缺陷,笔者以为:转变就业经费管理理念、改进核算方法,是解决问题和根除缺陷的必由之路。
二、毕业生就业成本核算的理念变革
理念之一:把就业费用当作“成本”而非“费用”来看待和管理。因为:“费用”仅作为高校的一般性“教育事业支出”,未体现其真正价值;而“成本”则与学校综合办学效益紧密联系,符合“费用与效益相配合”的原则。
理念之二:突破传统的预算管理模式,既看重年初对就业经费的“预测型”预算,必要时辅以“弹性预算”,又注重年中的“预警型”监控和日常的就业成本开支核算,以使就业成本管理步入科学化轨道。
理念之三:将毕业生就业成本核算与招生成本核算分开,并与学校“教育事业支出”相对分离,实行独立核算,以体现就业成本的价值和效益。
理念之四:变“粗放型”核算为“集约型”核算,将就业成本按成本性态和职能划分为“固定成本”和“变动成本”,并分别施以不同的管理方法,以提高成本开支效益。
三、毕业生就业成本项目的界定、管理与核算
(一)毕业生就业成本项目的界定
结合高职院校就业成本开支实际,可列出如下项目:
1.津贴与补贴:高职院校毕业生就业机构中,按照有关规定开支的工作津贴和加班补贴。
2.办公费:反映依照事业单位会计制度规定、不纳入固定资产管理范围的书报杂志及办公用品开支。
3.宣传印刷费:因推荐毕业生就业而发生的广告费、宣传材料印刷费。
4.电话通讯费:反映就业机构发生的电话电报传真费、网络通讯费等。
5.交通费:反映为就业工作而发生的市内外交通费,包括:租车费、车辆用燃料费、过桥过路费、专用车辆保险费等。
6.邮寄费:反映与用工单位之间的信函往来、档案传递的邮寄费用。
7.差旅费:反映与用工单位进行工作洽谈、学生就业派遣而发生的车船票开支、住宿费、出差补、误餐补。
8.招待会议费:反映用工单位、中介机构来人洽谈用人协议时的相关开支及各种就业信息等会议场地租赁费、文件资料印刷费等。
9.中介费:反映支付给中介机构或个人中介的费用。
10.就业指导费:反映学生就业前的技能训练和职前教育费用,包括:材料消耗、教师的授课津贴等。
11.专项购置费:反映为就业机构专门购置的、不纳入学校固定资产管理的计算机、传真机等专项设备开支。
(二)按照性态和职能分解成本项目并实施管理
按照性态和职能,将毕业生就业成本作如下分解:
上述分解表中:
1.第1-6项划为“固定成本”,是因为:
这些费用在历年经费预算中相对固定,与当年就业规模关系不大,不随其变化而变化。这些费用,要按年初预算指标加以严格控制、严格管理。
2.第7-9项划为“变动成本”是因为:
这些费用的数额与当年就业规模有很大关系,且随之呈正比例变动。这些费用虽然年初已列入预算,但其实际数额将受当年就业形势、就业政策、行业结构、人才需求变化等不可控因素以及学生就业量的影响,因而带有很大的不确定性,其管理措施应是:年初预算、密切监控、动态管理、适度增减。
3.第10-12项划为“半变动成本”是因为:
根据历年支出情况,它们有一个基数,又随就业规模的变化而呈正比例变化,兼具固定与变动双重性质。就其归属,可根据学校实际,将之按一定标准分解,分别归集到固定成本和变动成本中加以核算;就其管理,应视实际情况采取恰当管理措施。
(三)主要账户设置及其核算方法
根据学校毕业生就业实际,可设置以下账户进行核算:
1.“就业经费”:贷方反映年初预算核拨经费及追加经费;借方反映实际发生的经费开支。年末贷方余额反映经费节约数,借方余额反映超支数。年终,应将该账户余额转入“就业经费节余”予以冲销,借贷双方均无余额。
2.“就业经费节余”:反映“就业经费”与“就业成本”相抵后的金额。其贷方登记由“就业经费”贷方转入的节约数;借方登记“就业经费”借方转入的超支额。该账户贷方余额,作为“滚存节余”下年继续使用;若为借方余额,应查明超支原因,酌情做出处理。
3.“就业成本”:借方反映各项就业费用的实际发生额和待摊就业费用的当年摊销额;贷方反映冲转“就业经费”的数额。
为便于分析、监督和管理,该账户可按“固定成本”和“变动成本”设置二级账户,并按成本项目中除“专项购置费”以外的11个项目进行明细核算,(亦可将11个项目作为二级账户进行核算)。费用发生时,借记“就业成本-固定(变动)成本-津贴(补贴等11项)”,贷记“银行存款(或现金)”。年终,借记“就业经费”,贷记“就业成本”。可见,设置该账户一是为了对各项就业开支进行归集;二是为了及时反映“就业经费”的实际支出额度,便于及时进行分析、监督和管理。该账户年末无余额。
年终,将该账户的累计发生额与“就业经费”的年初预算对比,既可以反映经费超支与否,又可与当年就业规模比较,算出“毕业生人均占用就业经费”和“就业学生人均占用就业经费”两项重要指标,既利于各年度相关指标的纵向比较,又利于及时向上级教育行政主管部门提供相关考核与调研数据。
4.“待摊就业费用”:“专项购置费”虽属固定成本项目,但其属于“一次购置、多年受益”性质,因而,该账户借方登记实际发生额,贷方登记当年摊销额。借方余额反映待摊销的“专项购置费”。其中,当年实际摊销额,要按专项设备的原始价值扣除预计残值,除以预计使用年限逐年摊销;亦可将年摊销额除以12后按月摊销。
四、毕业生就业成本核算的价值分析
实行就业成本独立核算,突破了“经费包干”管理模式,明晰了就业经费与其他开支的界限;凸显了就业经费开支与就业效益的契合;引入管理会计的理念,将就业成本按性态和职能划分,明确了各项费用的功能,便于归集、分析、监控,实现了就业成本开支的“集约型”管理,极大地提高了费用开支效益,对于我国数以万计的高职院校而言,具有普遍的推广价值。