广播电视宣传档案是一种重要的信息资源，它包括录音、录像、图表、图片、新闻稿件等档案资料，涉及社会文化的方方面面，如工业、农业、军事、教育、医疗卫生等，它也是电视台发展历程的历史记录。因此，广播电视宣传档案的保存具有多方面的重要意义。广播电视节目的制作具有强烈的过滤性，电视工作人员记录的影像资料，制作的图表稿件，都具有鲜明的目的性，节目的编辑也只选择与报道主题相关的信息作为基本素材，而之前的准备工作和实际拍摄量却是巨大的，这就造成大量的影像资料不都被纳入节目编辑，难以形成规范的声像档案资料，特别是记录历史题材的珍贵声像资料，很多是不可重复，不可依靠人工回忆重新制作的声像档案。所以，如何建立健全广播电视宣传档案的管理制度，如何有效地进行资源整合、开发、利用是广播电视台必须认真总结思考的问题。经过考察，我们可以发现，现行城市台的广播电视宣传存在着以下几个方面的不足。
一、电视宣传档案管理工作中存在的问题及思考
（一）忽视电视档案的多次开发
许多档案往往只侧重于某个主题的素材应用，其实，许多声像档案都具有多重开发的可能，换一个角度，换一个主题，就会有更丰富的声像素材进入编辑视野，而且这些电视档案多是电视台耗费了大量的人力、物力、财力形成的工作成果，如果只用于一个主题，未免太过浪费。因此，根据主题，重新定位，多次开发，不仅有现实意义，也有经济效益。
（二）管理人才的缺乏
电视档案管理并非是一种普通的资料管理，它对其管理者具有特殊的技能要求，管理者必须具备多个方面的技能，他既要熟悉编辑技术流程，又要具有档案管理的专业技巧，要善于对资料进行归纳整理，分门别类，编研开发。而电视台作为档案资料的最终持有者，更应该对档案管理人员进行专业的管理培训，在人员上规范管理制度，保证管理质量。
（三）忽视档案管理软件的开发
电子技术的蓬勃兴起，为各种资源的管理提供了便捷的手段。因此，运用先进的软件，对自身资源进行有效地管理，开发出适合自身特点的管理软件，建立起强有力的档案收集、整理、立卷、归档、保存、查询、开发与利用的组织管理机制和运行网络系统，是每个城市台今后面对的重要课题。
（四）宣传档案管理理念的滞后
媒体宣传档案、节目资料在数字化时代的延伸和扩展。在广播电台、电视台，“节目”长期以来被视为宣传档案来进行收藏和保管。把“节目”作为资料来管理是改革开放以后的事情。导致的后果是：对“节目”———这一广播电视特有产物的管理更加混乱，档案部门、资料部门、制作播出部门都想管理，实际陷入无政府状态。把分别属于不同部门、不同频率单位，甚至散落在编辑记者个人手中的节目、采访记录、录音素材等等一系列与节目内容有关的信息数字化转储后，作为媒体资产全台统一规划、统一管理，才能保证将已播出的、分散的、零碎的节目及其衍生资源收全、收齐，将无序变为有序。
（五）在当今的信息社会、网络社会需要信息技术与文化
内容的交融汇合技术是手段，内容是核心。在当今时代里内容为王，电视台即是内容生产大户。媒体资产这一新兴的数字化内容将会借助现代先进技术手段，使之成为内容产业的一个重要组成部分。在新闻宣传行业里，宣传档案所涉及的又轻重不一。对于为数众多的各个纸质媒介而言，例如报社、杂志社、通讯社，其各种各样的信息资料等，都是当今信息社会以及网络社会所不可忽视的数字资产。对于广电系统来说，大量数字化的音频、视频内容就是资产。当今社会是信息、网络社会，人们越来越认识到信息及网络的重要性，而数字化内容更是需要网络社会强有力的支持，需要各种各样有价值的内容来支撑，空洞、没有内容的网络便是短命的泡沫。
二、广播电视档案管理工作的主要对策
宣传档案也被称之为媒体资产。媒体资产就是以媒体产业产品为形式的知识性的财产。媒体资产就是具有保留价值的音频、视频、资料、数据、文本、图片等。现代媒体资产都以数字形式保存在计算机或网络中，在交互式服务中转化成财富。[1]所以，针对以上的不足，笔者认为，要建立健全城市台电视档案的管理，需要做好以下几个方面。首先是要在思想上增强档案管理意识，既重视声像档案的拍摄与制作结果，也要重视拍摄过程中有价值资料的保存和整理，形成声像资料及时上交档案管理机构的机制，避免档案资料流入个人手中白白浪费，因此，建立健全管理制度，提高认识、转变观念、与时俱进是首当其冲的改革。具体来说，包括以下几个方面的改革。
（一）认清先行城市台区域化的发展方向，以此指导档案管理“规模化经营是城市广播电视台的发展趋势，但是，也有一些城市台却逆势而行，……条块分割的结果必将导致有限资源的分散与浪费，这对原本规模就不大、实力就不强的城市台来说，无疑是一个致命的陷阱。”[2]从规模和经济实力上来说，现在地方城市台的发展面对的是主流媒体和品牌媒体的强力竞争，主流媒体和品牌媒体在广告资源上的抢占，不断蚕食地方城市台的市场份额，压缩城市台的生存空间，在这种形式下，区域台的发展模式将成为地方城市台的重要出路，这需要不同地区的城市台之间加强合作，实现资源的共享，提高整体竞争力。其次，提防城市台也需要和本地的各种媒体机构，如网络公司、平面媒体、报刊杂志加强互动。在这样的背景下，就必须将单一城市台的电视档案管理升级为跨区域，跨类别的共享管理，形成区域性的档案信息资源体系。要应用快捷的网络服务，实现与地方网络的无缝对接，实现资源传播范围的扩大化。从而满足现代社会对声像资料的需求。“在利用网络媒体方面，可以通过网站节目信息，开设聊天室、BBS，以拓展观众参与渠道。要想成功地塑造具有鲜明个性特征、清晰的形象识别系统的广播电视品牌形象。”[3]
（二）数字化管理系统的建立如今，随着计算机网络技术的飞速发展，以数字化、网络化、信息化为标志的网络时代正在不断席卷全球，它改变了人们的生活方式及生产方式，也改变了存储、传递、利用信息的方式。[4]现代电子软件技术发展迅猛，它为电视台的声像档案保存提供了技术支持，计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的引进为广播电视档案提供了新的形态。目前，有一些广播电视媒体已经建立办公网络系统和多媒体采编系统，这为开发声像档案的采集、检索和应用系统打下了良好的基础。以上所述皆为管理软件的数字化，在实现了软件数字化以后，下一步要做的就是完成档案存储从信息化到数字化的转变。先行的电视台声像档案保存方式，一般还是以磁带为主，城市电视台建立起资料庞大的带库，但是磁带保存的缺点也是明显可见的，磁带的保存具有时间期限，超过一定时间，磁带的质量就会下降，直接影响到档案的保存质量，如影像模糊，声音撕裂等。所以，广电系统下一步要做的就是实现档案信息存储的数字化，以数字记录的方式将磁带的资料转移到光盘、磁盘各种较为持久的载体上。对于已经损害的珍贵磁带信息，要进行修复抢救。当然，数字化的存储方式也存在一些问题，比如存储越多的档案信息，磁盘空间的占用也越大，成本也越高，所以，核算存储成本是数字化档案存储必须解决的问题。其次，需要专业人员对声像档案进行甄别整理，才能最大限度，最合理地压缩存储空间，实现效率存储。
（三）加强队伍建设，提高从业人员的专业素质如上所述，不管是进行区域化资源共享和存储，还是实现数字化存储，都需要相关从业人员来进行操作。目前，在一些地方台中，档案管理人员还是相对缺乏的，有许多管理人员甚至直接就是台办公室，或者后勤部门的工作人员，缺乏正确的管理技巧和管理意识。因此，“提高认识，加强新闻宣传报道档案工作的依法管理。做好新闻宣传报道档案工作，既是广播电视部门义不容辞的职责，也是新闻宣传报道档案管理者的法定义务。”[5]广播电视声像档案的管理，本身就是一个很专业的行业，它需要从业人员从根本上认识档案管理的重要性，掌握先进的资料收集、整理、立卷、归档、查询、调用等技巧，掌握先进的软件操作技能。注重培训，提高档案管理人员的业务素质。选拔一些政治文化素质高，事业心强的同志，在抓好档案工作的同时，加强其学习培训，使之能够胜任新闻宣传报道档案工作的各项要求。
（四）实现一体化管理体制“在各国经济走向一体化的背景下，计算机技术、通信技术、信息数字化技术推动着资料、信息和档案事业走出地域的限制，走向一体化。”[6]我们可以建立一个集综合开发利用为一体的资料管理系统，把相关的资料和档案归结为一个管理部门，逐步实现资料和档案的资源共享。以往的那种分散和小规模的信息管理方式，已经不适应现在的社会需要，在计算机技术、信息技术以及通信技术不断发展的今天，应该把分散的资料信息资源合成一个共同信息网，同时不断完善相关的信息资料，这样才能全面提高工作效率，从而降低各方面的运行成本，由此也可带动提高节目的播出质量，有效促进媒体资产价值的大幅度提升。
（五）建立健全的档案管理体制，实现长效管理任何管理，都必须有健全的制度做保证，新闻宣传报道档案的宣传管理也是如此，要结合本单位的实际特点，制定好相关的详细管理条例。“将新闻宣传报道档案的收集、归档范围、保管期限表、整理、业务部门向档案室移交及档案保管、鉴定、销毁、统计、档案信息开发利用等诸环节的工作内容和具体操作办法纳入其中，以便于档案管理人员和相关的新闻从业人员在实际工作中实施。”[7]总之，宣传档案是各广播电台、电视台自己制作、播出的节目，宣传资料是本台收集的外台节目。也就是说宣传档案和宣传资料的根本区别在于本台节目和外台节目。以“宣传资料”代替“节目资料”的概念有失准确。资料，是为某种特殊需要（个人、单位、专项）而收集、整理的各种类型、各种载体的文献。节目资料，就是由广播电台、电视台等媒体机构所播出的节目转化而成的资料，是具有资料价值的节目。节目资料的主要载体形式是音像型。通俗地讲，能被再次利用的、已播出的广播电视节目就是节目资料，无论它是本台节目还是外台节目。广播电视的声像管理工作，绝对不是可有可无的工作，它涉及到电视台成长的空间，成本的核算，发展的前景。充分认识档案管理工作的不足，建立健全档案管理制度，充分认识城市台区域化和规模经营的大趋势，加强管理人员的管理意识和管理技巧，不断强化培训，最终实现档案资料的数字化存储，将是每个城市台必须思考和解决的重要课题。